Dlaczego wybór Incoterms ma większe znaczenie, niż się wydaje?
Wybór warunków Incoterms bardzo często schodzi na dalszy plan. Traktuje się go jak coś oczywistego albo „do odhaczenia” przy zamówieniu. W rzeczywistości to jednak jedna z ważniejszych decyzji w całym procesie transportu, ponieważ wpływa na koszty, ryzyko i kontrolę nad ładunkiem.
Na początku wszystko wydaje się proste. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy wychodzą na jaw dodatkowe opłaty, pojawiają się opóźnienia albo okazuje się, że nie do końca masz wpływ na to, co dzieje się z ładunkiem po drodze.
Jeśli chcesz uporządkować podstawy i przypomnieć sobie, czym dokładnie są reguły Incoterms i jak działają, zajrzyj do naszego artykułu:
Dostawa towarów – warunki INCOTERMS
Poniżej zebraliśmy 7 najczęstszych błędów, które obserwujemy w codziennej pracy z importerami i eksporterami.
1. EXW „bo najprościej”
Warunki EXW często wydają się najprostszym rozwiązaniem – sprzedający udostępnia towar, a resztą zajmuje się kupujący.
W praktyce oznacza to jednak przejęcie odpowiedzialności za:
- organizację transportu od samego początku
- formalności eksportowe (które formalnie leżą po stronie kupującego)
- kontakt z lokalnymi podwykonawcami
I tu pojawia się problem – szczególnie przy imporcie z krajów azjatyckich.
Importer bardzo często nie ma realnych możliwości, żeby skutecznie zarządzać początkiem procesu po stronie dostawcy – w tym organizacją odbioru czy odprawą eksportową.
Dlatego w wielu przypadkach lepszym rozwiązaniem jest FCA, które porządkuje kwestie odpowiedzialności i lepiej odzwierciedla realia transportu międzynarodowego.
Więcej o tym, jak dobrać warunki przy imporcie, piszemy tutaj:
Warunki dostawy INCOTERMS – wybór najlepszej opcji w imporcie
2. FOB stosowany tam, gdzie nie powinien
FOB to jedna z najczęściej używanych reguł – ale też jedna z najczęściej niewłaściwie stosowanych.
Problem pojawia się przede wszystkim przy ładunkach kontenerowych (FCL i LCL).
FOB zakłada, że ryzyko przechodzi na kupującego w momencie załadunku towaru na statek. W przypadku transportu kontenerowego towar trafia jednak do terminala znacznie wcześniej – jeszcze przed przybyciem statku.
W efekcie kupujący nie ma realnej kontroli nad momentem załadunku, a odpowiedzialność za towar w tym okresie staje się niejednoznaczna.
Efekt?
- niejasny moment przejścia ryzyka
- potencjalne spory przy uszkodzeniach lub opóźnieniach
Więcej o tym, kiedy FOB ma sens, a kiedy nie, opisaliśmy tutaj:
Incoterms FOB
3. CIF = „sprzedawca ogarnia wszystko”
CIF bywa postrzegany jako wygodna opcja – sprzedający organizuje transport i ubezpieczenie.
Problem w tym, że:
- to sprzedający wybiera przewoźnika
- to sprzedający decyduje o warunkach transportu i kosztach (które są wliczone w cenę towaru)
- zakres ubezpieczenia bywa minimalny
Co ważne, ryzyko przechodzi na kupującego już w porcie załadunku – mimo że to sprzedający organizuje transport.
Kupujący płaci za usługę, ale nie ma realnego wpływu na jej jakość.
W praktyce często oznacza to:
- wyższe koszty ukryte w cenie
- brak kontroli nad frachtem
- ograniczone możliwości reakcji w razie problemów
4. DDP bez znajomości przepisów
DDP wygląda atrakcyjnie – sprzedający „załatwia wszystko”.
Ale tylko w teorii.
W rzeczywistości:
- pojawiają się kwestie podatkowe (VAT, często także konieczność rejestracji w kraju importu)
- wymagana jest znajomość lokalnych przepisów i procedur celnych
- odpowiedzialność spoczywa na stronie, która często nie zna realiów rynku docelowego
W praktyce oznacza to często konieczność rozliczenia importu przez sprzedającego, co bywa trudne lub wręcz niemożliwe bez lokalnej obecności.
Efekt: opóźnienia, dodatkowe koszty i problemy formalne
Dlatego DDP sprawdza się głównie w konkretnych sytuacjach – np. w ramach jednej grupy kapitałowej lub przy dobrze zorganizowanej strukturze podatkowo-logistycznej.
5. Oddanie kontroli nad frachtem drugiej stronie
To jeden z najczęściej niedocenianych błędów.
Ten, kto organizuje transport, decyduje:
- jakie są jego koszty (i jak są one skalkulowane)
- jaką trasą i jakim przewoźnikiem pojedzie
- jak wygląda obsługa ładunku
Jeśli oddajesz tę kontrolę drugiej stronie (np. w sytuacji, gdy to sprzedający organizuje transport – jak przy CIF lub DDP), to:
- nie masz realnego wpływu na koszty
- nie masz kontaktu z operatorem
- nie masz kontroli nad przebiegiem całego procesu
Sprowadza się to do jednego: płacisz, ale nie decydujesz.
6. Brak doprecyzowania miejsca dostawy
Zapis typu:
„FOB Shanghai” albo „DAP Polska”
to zdecydowanie za mało.
Nieprecyzyjne określenie miejsca może prowadzić do:
- dodatkowych kosztów
- nieporozumień operacyjnych
- sporów między stronami
W Incoterms szczegóły mają ogromne znaczenie – konkretny terminal, magazyn czy adres potrafią zmienić bardzo dużo.
Dla porównania, prawidłowy zapis powinien wyglądać np. tak:
- FOB Shanghai, Yangshan Terminal, Incoterms® 2020
- DAP magazyn odbiorcy, ul. Przykładowa 10, Warszawa, Incoterms® 2020
7. „Bo tak zawsze robimy”
To błąd, który nie wynika z niewiedzy, tylko z przyzwyczajenia.
- „Zawsze bierzemy EXW”
- „Zawsze robimy FOB”
Tymczasem:
- każda dostawa jest inna
- każdy kierunek ma swoją specyfikę
- każda decyzja powinna być dopasowana do konkretnej sytuacji
Brak analizy często oznacza:
- przepłacanie za transport
- niepotrzebne ryzyko
- utratę kontroli nad procesem
To, co działało przy jednej dostawie, niekoniecznie sprawdzi się przy kolejnej.
Masz wątpliwości przy wyborze Incoterms?
Incoterms to nie tylko formalność w umowie handlowej. To decyzja, która wpływa na:
- koszty
- bezpieczeństwo
- przebieg transportu
Warto poświęcić chwilę, żeby dobrać je świadomie, zamiast działać schematycznie.
Nie masz pewności, które warunki będą najlepsze w Twoim przypadku?
Skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać rozwiązanie dopasowane do Twojego ładunku, kierunku i modelu współpracy.
Z nami import i eksport stają się prostsze. 🙂⚓
