Jak przygotować się do importu artykułów spożywczych?

Import artykułów spożywczych do Polski z roku na rok zyskuje na znaczeniu. Coraz częściej na naszych stołach pojawiają się przyprawy z Indii, ryż z Wietnamu, oliwa z Hiszpanii czy sosy z Tajlandii. Globalny handel żywnością stał się bardziej dostępny, a nawet mniejsze firmy chętnie sprowadzają towar z odległych rynków – często w niewielkich partiach, dopasowanych do bieżącego zapotrzebowania.

Choć import żywności wydaje się dziś prostszy niż kiedykolwiek, w praktyce to jeden z najbardziej wymagających obszarów handlu międzynarodowego. Wymaga nie tylko znajomości przepisów unijnych i krajowych, ale też doświadczenia logistycznego, które pozwala uniknąć kosztownych błędów – zwłaszcza przy kontrolach granicznych.

W tym artykule podpowiadamy, jak bezpiecznie i zgodnie z przepisami sprowadzać artykuły spożywcze do Polski i Unii Europejskiej. Omówimy w nim najważniejsze procedury, dokumenty i wymogi sanitarne, a także wskażemy, jaki rodzaj transportu najlepiej sprawdza się w przypadku różnych kategorii produktów.

Import żywności do UE – przepisy i odpowiedzialność importera

Import artykułów spożywczych do Unii Europejskiej podlega ścisłym przepisom. Najważniejsza zasada brzmi: odpowiedzialność za bezpieczeństwo żywności zawsze ponosi importer – niezależnie od tego, z jakiego kraju towar pochodzi.

Co wynika z przepisów UE?

Podstawowe zasady określają rozporządzenia:
(WE) nr 178/2002, 852/2004, 853/2004 oraz 2017/625.
Zgodnie z nimi importer musi zapewnić, że:

• produkt jest bezpieczny dla zdrowia,
• pochodzi z zakładu zatwierdzonego przez UE,
• można ustalić pełną drogę towaru (traceability) – od producenta do odbiorcy,
• towar spełnia wymagania higieniczne i sanitarne,
• produkty są prawidłowo oznakowane i mają etykiety w języku polskim.

Kiedy potrzebna jest rejestracja lub zatwierdzenie działalności?

Zanim importer rozpocznie przywóz żywności, powinien:

• zarejestrować działalność w odpowiedniej inspekcji (Sanepid, Weterynaria, IJHARS lub WIORiN – zależnie od rodzaju produktu),
• zgłosić pierwszy planowany import,
• uzyskać numer identyfikacyjny i wdrożyć zasady GHP/GMP lub HACCP, jeśli magazynuje lub przepakowuje żywność.

Co grozi za brak zgodności?

Jeśli towar nie spełnia wymagań lub pochodzi z niezatwierdzonego źródła, może zostać:

• zatrzymany na granicy,
• odesłany do kraju pochodzenia,
• a w skrajnych przypadkach – zniszczony na koszt importera.

💡 Wskazówka:
Zanim zamówisz pierwszą partię towaru, skonsultuj planowany import ze spedytorem lub agencją celną. Doświadczony partner pomoże dobrać właściwy kod CN, sprawdzi, jakie certyfikaty i kontrole będą wymagane, i zadba o to, by odprawa przebiegła sprawnie i zgodnie z przepisami.

Kluczowe instytucje kontrolujące import artykułów spożywczych

Przy imporcie żywności do Polski i UE nadzór sprawuje kilka inspekcji. Każda z nich kontroluje inny rodzaj produktów i inne aspekty bezpieczeństwa.

Sanepid – Państwowa Inspekcja Sanitarna

• kontroluje żywność pochodzenia niezwierzęcego (np. napoje, słodycze, przyprawy, produkty roślinne przetworzone),
• sprawdza bezpieczeństwo zdrowotne i zgodność z przepisami unijnymi,
• wymaga rejestracji działalności przed rozpoczęciem importu,
• nadzoruje również materiały mające kontakt z żywnością (opakowania, butelki, puszki).

PIW – Państwowa Inspekcja Weterynaryjna

• dotyczy produktów pochodzenia zwierzęcego (np. mięso, ryby, nabiał, jaja, miód),
• wymaga świadectwa zdrowia i zgłoszenia przesyłki w systemie TRACES,
• kontrola odbywa się w wyznaczonych punktach kontroli granicznej (BKP),
• towary mogą pochodzić tylko z zakładów zatwierdzonych przez UE.

IJHARS – Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych

• sprawdza jakość handlową produktów,
• kontroluje etykiety w języku polskim, skład, kraj pochodzenia i masę netto,
• może pobierać próbki w celu weryfikacji zgodności z deklaracją producenta.

WIORiN – Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa

• dotyczy produktów pochodzenia roślinnego (np. zboża, orzechy, przyprawy, zioła),
• wymaga certyfikatu fitosanitarnego i wcześniejszego zgłoszenia w systemie TRACES NT,
• kontroluje, czy produkty są wolne od szkodników i chorób roślin.

💡 Wskazówka:
Niektóre produkty (np. gotowe dania, przetwory z dodatkiem mięsa, sosy czy przekąski zawierające składniki pochodzenia zwierzęcego) mogą podlegać kontroli więcej niż jednej inspekcji jednocześnie. Dlatego przed sprowadzeniem nowego rodzaju towaru warto skonsultować jego skład i klasyfikację ze spedytorem lub agencją celną, by uniknąć opóźnień przy odprawie.

Dokumenty niezbędne przy imporcie żywności

Przy imporcie artykułów spożywczych kluczowe znaczenie ma komplet dokumentów, które potwierdzają bezpieczeństwo, pochodzenie i zgodność towaru z przepisami UE. Brak choć jednego z nich może spowodować zatrzymanie przesyłki na granicy lub wydłużenie odprawy.

Podstawowe dokumenty handlowe

• Faktura handlowa (Commercial Invoice) – zawiera dane eksportera i importera, opis towaru, ilość, wartość i warunki dostawy (Incoterms).
• Lista pakowa (Packing List) – określa liczbę opakowań, masę brutto/netto i sposób pakowania.
• Dokument transportowy – konosament morski (B/L), lotniczy (AWB) lub kolejowy (CIM/SMGS).
• Świadectwo pochodzenia (Certificate of Origin) – potwierdza kraj wytworzenia produktu, wymagane przy odprawie celnej.

Dokumenty sanitarne i jakościowe

W zależności od rodzaju produktu mogą być wymagane:

• Świadectwo zdrowia (Health Certificate) – dla produktów pochodzenia zwierzęcego, wystawiane przez służby weterynaryjne kraju eksportu.
• Certyfikat fitosanitarny (Phytosanitary Certificate) – dla produktów roślinnych, np. przypraw, orzechów, zbóż.
• Certyfikat analizy lub jakości (Certificate of Analysis) – przy produktach przetworzonych, sokach, przyprawach, dodatkach spożywczych.
• Deklaracja zgodności lub certyfikat bezpieczeństwa opakowań – dla materiałów mających kontakt z żywnością.

Wymagania dotyczące etykiet

Każdy produkt spożywczy wprowadzany na rynek UE musi posiadać etykietę w języku polskim, zgodną z rozporządzeniem (UE) nr 1169/2011. Powinna ona zawierać:

• nazwę produktu,
• skład, alergeny, wartość odżywczą,
• kraj pochodzenia, datę minimalnej trwałości lub przydatności do spożycia,
• dane importera i dystrybutora.

💡 Wskazówka:
Najczęstsze opóźnienia przy odprawach wynikają z braków w dokumentacji sanitarnej lub błędów w etykietach. Warto sprawdzić komplet dokumentów jeszcze przed wysyłką towaru – unikniesz w ten sposób przestojów w porcie i dodatkowych kosztów magazynowania.

Kontrole graniczne i system RASFF

Każda partia żywności sprowadzana spoza Unii Europejskiej może zostać skierowana do kontroli granicznej. Celem jest sprawdzenie, czy towar jest bezpieczny i spełnia unijne wymagania sanitarne.

Rodzaje kontroli

W zależności od rodzaju produktu, kontrola może obejmować:

• kontrolę dokumentów – sprawdzenie świadectw, certyfikatów i etykiet,
• kontrolę tożsamości – porównanie towaru z dokumentacją,
• kontrolę fizyczną – pobranie próbek do badań laboratoryjnych.

Główne punkty kontroli

• BKP (Border Control Post) – dla produktów pochodzenia zwierzęcego i mieszanych,
• Sanepid lub WIJHARS – dla produktów pochodzenia niezwierzęcego,
• WIORiN – dla produktów roślinnych objętych kontrolą fitosanitarną.

Wynik kontroli jest niezbędny, zanim towar zostanie dopuszczony do swobodnego obrotu na terenie UE.

System RASFF

Jeśli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości (np. bakterie, pozostałości pestycydów, mykotoksyny), informacja trafia do systemu RASFF (Rapid Alert System for Food and Feed) – unijnej bazy ostrzeżeń o niebezpiecznej żywności.
Towar może wtedy zostać zniszczony, odesłany lub objęty dodatkowymi kontrolami przy kolejnych wysyłkach.

💡 Wskazówka:
Aby uniknąć zatrzymania przesyłki, warto współpracować z dostawcami posiadającymi aktualne certyfikaty jakości i dbać o komplet dokumentów jeszcze przed załadunkiem w kraju eksportu.

Cła, podatki i klasyfikacja towaru

Każdy importer żywności musi liczyć się z kosztami należności celno-podatkowych. Ich wysokość zależy od rodzaju produktu, kraju pochodzenia oraz prawidłowego zaklasyfikowania towaru w systemie TARIC.

Cło

• Stawki celne dla produktów spożywczych wynoszą zazwyczaj od 0 do 25%, w zależności od kategorii (np. kawa – 0%, przetwory mięsne – kilkanaście procent).
• Wysokość cła można sprawdzić w systemie TARIC.
• Niektóre kraje mają preferencyjne stawki dzięki umowom o wolnym handlu (np. Ukraina, Wietnam).

VAT

• Import żywności objęty jest stawką 5% lub 8% VAT, w zależności od rodzaju produktu.
• VAT naliczany jest od wartości towaru powiększonej o cło i koszty transportu do pierwszego miejsca w UE.

Klasyfikacja towaru (kod CN)

• Każdy produkt ma swój kod CN (Combined Nomenclature), który określa stawkę cła i wymagane dokumenty.
• Błędny kod może skutkować zaniżeniem cła, karami lub wstrzymaniem odprawy.
• W razie wątpliwości warto poprosić agencję celną lub spedytora o pomoc w ustaleniu kodu CN jeszcze przed wysyłką.

💡 Wskazówka:
Prawidłowa klasyfikacja to nie tylko kwestia finansowa, ale też formalna — od niej zależy, jakie certyfikaty i kontrole będą wymagane na granicy.

Transport artykułów spożywczych

W imporcie żywności kluczowe znaczenie ma dobór odpowiedniego rodzaju transportu – takiego, który zapewni utrzymanie jakości produktu, a jednocześnie będzie opłacalny kosztowo.

🚢 Transport morski

• Najczęściej wybierany przy imporcie żywności o dłuższym terminie przydatności: przyprawy, ryż, konserwy, przetwory owocowe, oleje, miód.
• FCL (Full Container Load) – opłacalny przy pełnych kontenerach (np. większe dostawy jednego towaru).
• LCL (Less than Container Load) – idealny przy mniejszych partiach i testowych wysyłkach.
• W przypadku towarów wymagających temperatury kontrolowanej stosuje się kontenery chłodnicze (reefery).
• Więcej o wyborze między FCL i LCL znajdziesz w artykule: FCL vs. LCL – jaką opcję transportu morskiego wybrać?

✈️ Transport lotniczy

• Wykorzystywany głównie dla produktów świeżych lub szybko psujących się: owoce egzotyczne, ryby, mięso, nabiał.
• Najszybszy, ale też najdroższy sposób dostawy.
• Wymaga wcześniejszego uzgodnienia z inspekcją graniczną, ponieważ towary są często kontrolowane zaraz po przylocie.

🚉 Transport kolejowy z Chin

• Dobra alternatywa dla produktów trwałych i paczkowanych, np. herbaty, kawy, sosów, słodyczy.
• Czas transportu ok. 2–3 tygodni – krótszy niż morski, tańszy niż lotniczy.
• Wymaga dokładnego zaplanowania odprawy i ewentualnej kontroli sanitarnej w terminalu.

💡 Wskazówka:
W imporcie żywności ciągłość łańcucha chłodniczego jest kluczowa. Nawet jednodniowe opóźnienie lub niewłaściwa temperatura w kontenerze może oznaczać utratę całej partii towaru. Dlatego warto zlecić transport firmie, która ma doświadczenie w przewozie produktów spożywczych i zapewnia monitoring temperatury przez całą trasę.

Kierunki importu i najczęstsze grupy towarów

Import żywności do Polski obejmuje dziś setki kategorii produktów z niemal każdego kontynentu. Poniżej przedstawiamy najczęściej wybierane kierunki oraz przykładowe towary, które cieszą się największym zainteresowaniem importerów.

🌎 Azja

Chiny, Wietnam, Indie, Tajlandia, Indonezja, Korea Południowa, Japonia – przyprawy, sosy, ryż, makarony, herbata, kawa, oleje roślinne, konserwy, przetwory owocowe, owoce w puszkach, suszone owoce, przekąski, słodycze, napoje azjatyckie, produkty fermentowane (sojowe, ryżowe), tofu, algi.

🌍 Afryka

Egipt, Maroko, Tunezja, Nigeria, Ghana, Etiopia, Kenia, Tanzania, Wybrzeże Kości Słoniowej – oliwki, oliwa, daktyle, orzechy nerkowca, kakao, herbata, kawa, sezam, nasiona, zboża, przyprawy, suszone owoce, oleje roślinne.

🌎 Ameryka Południowa i Środkowa

Brazylia, Kolumbia, Peru, Chile, Argentyna, Ekwador, Meksyk – kawa, kakao, orzechy brazylijskie, quinoa, chia, owoce tropikalne (mango, marakuja, ananas, papaja), suszone owoce, przyprawy, soki owocowe, superfoods, przetwory owocowe.

🌍 Bliski Wschód

Turcja, Iran, Liban, Jordania, Zjednoczone Emiraty Arabskie, Arabia Saudyjska – pistacje, szafran, daktyle, figi, rodzynki, orzechy, przyprawy orientalne, pasty sezamowe (tahini), hummus, słodycze, zioła.

💡 Wskazówka:
Największy potencjał wzrostu mają obecnie kategorie takie jak przyprawy premium, żywność roślinna, zdrowe przekąski, produkty etniczne i superfoods – to właśnie one coraz częściej trafiają do Polski z rynków pozaunijnych.

Co dalej? Czas na bezpieczny import!

Import artykułów spożywczych to proces, który wymaga dobrej organizacji, znajomości przepisów i odpowiedniego przygotowania dokumentów. W praktyce najwięcej zyskują ci, którzy działają z doświadczonym partnerem logistycznym.
Stała współpraca ze spedytorem, który koordynuje kontakt z inspekcjami i kontroluje przebieg transportu, pozwala uniknąć opóźnień i skupić się na rozwoju biznesu.

Jeśli planujesz rozpocząć import żywności lub szukasz wsparcia w bieżących dostawach, zapraszamy do kontaktu:

📧 sales@seacargoo.com

💻 www.seacargoo.com

📞 +48 58 304 43 39

Z nami import żywności staje się prostszy, bezpieczniejszy i w pełni zgodny z przepisami. ⚓

Źródła

Artykuł opracowano w oparciu o dane i publikacje:

• Komisja Europejska – Bezpieczeństwo żywności (Food Safety)
• System RASFF – Rapid Alert System for Food and Feed
• Główny Inspektorat Sanitarny (GIS)
• Główny Inspektorat Weterynarii (GIW)
• Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (IJHARS)
• Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa (PIORiN)