Import: jakie informacje podać w zapytaniu o wycenę transportu

 Jak powinno wyglądać zapytanie o wycenę transportu przy imporcie?

W naszej codziennej pracy często otrzymujemy zapytania w stylu:
„Proszę o wycenę transportu z Chin do Polski”.

Bez miasta, bez wymiarów, bez informacji, czy to 3 palety czy 3 kontenery.

Aby jednak przygotować rzetelną ofertę, potrzebujemy kilku dodatkowych informacji.

Ten artykuł powstał po to, żeby ułatwić życie obu stronom – importerom i handlowcom. Im więcej konkretnych danych w pierwszym mailu, tym szybciej i precyzyjniej można przygotować ofertę.

⬇ Gotowy schemat zapytania znajdziesz w dalszej części artykułu (na samym końcu) – możesz go łatwo skopiować i wykorzystać w mailu.

1️⃣ Skąd → dokąd (konkretne lokalizacje)

Nie wystarczy:
❌ „Chiny → Polska”

Potrzebne są:

• miasto odbioru towaru (pickup)
• kod pocztowy i kraj
• miasto dostawy w Polsce
• informacja, czy dostawa ma być do magazynu, portu czy terminala

Dlaczego to ważne?
Koszty lokalne w Chinach i w Polsce różnią się w zależności od regionu. Bez dokładnej lokalizacji nie da się rzetelnie policzyć transportu ani porównać opcji morskiej, lotniczej czy – w przypadku importu z Chin – kolejowej.

2️⃣ Wymiary i waga – klucz do wyboru LCL czy FCL

To absolutna podstawa.

Podaj:

• liczbę opakowań (kartony / palety / skrzynie)
• dokładne wymiary każdej jednostki
• wagę brutto każdej jednostki
• łączną wagę i objętość (CBM), jeśli są znane

Na tej podstawie określa się, czy lepszy będzie:

• transport drobnicowy LCL (ładunek współdzielony),
• czy transport pełnokontenerowy FCL.

Jeśli nie masz pewności, czym różni się LCL od FCL i która opcja będzie korzystniejsza, zajrzyj do artykułu:
FCL vs. LCL – jaką opcję transportu morskiego wybrać

Brak wymiarów = brak możliwości określenia:

• przestrzeni w kontenerze,
• stawek frachtu,
• kosztów lokalnych.

3️⃣ Transport drobnicowy LCL – wymiary palet i możliwość piętrowania

Przy drobnicy kluczowe są:

• wymiary palet (dł. × szer. × wys.)
• waga każdej palety
• informacja, czy towar można piętrować (sztauować)

Dlaczego to takie ważne?
W LCL płaci się za objętość. Jeśli towar nie jest sztauowalny, zajmuje więcej przestrzeni – a to wpływa na cenę.

4️⃣ Transport pełnokontenerowy FCL – wybór typu kontenera

W zapytaniu warto wskazać:

• 20’DV
• 40’DV
• 40’HC
• czy inny typ (open top, reefer itd.)

Jeśli nie wiesz, który wybrać – wystarczy podać dokładne wymiary ładunku, a spedytor dopasuje odpowiednią jednostkę.

Pomocny będzie również artykuł:
👉 Rodzaje kontenerów: ich wymiary, kubatura, przeznaczenie – czyli wszystko w pigułce

5️⃣ Opis towaru + kod HS (jeśli możliwe)

Nie wystarczy napisać:
❌ „akcesoria”
❌ „części metalowe”

Potrzebny jest:

• rzeczywisty opis towaru (z czego jest wykonany, do czego służy),
• kod HS (jeśli jest znany).

Dlaczego?

• wpływa na stawkę celną,
• pozwala sprawdzić ograniczenia i wymagane dokumenty,
• umożliwia weryfikację, czy towar nie podlega szczególnym regulacjom.

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z importem, warto przeczytać:
👉 Jak przygotować się do importu? Poradnik dla początkujących

6️⃣ Towary niebezpieczne (IMO) – wymagana karta charakterystyki (SDS)

Jeśli ładunek jest sklasyfikowany jako IMO (towar niebezpieczny), do zapytania należy dołączyć aktualną kartę charakterystyki.

Czym jest karta charakterystyki?

Karta charakterystyki (SDS – Safety Data Sheet, dawniej MSDS – Material Safety Data Sheet) to dokument zawierający informacje o właściwościach chemicznych produktu oraz zasadach jego bezpiecznego transportu i magazynowania.

Bez niej:

• nie można sprawdzić klasy zagrożenia,
• nie da się uzyskać potwierdzenia armatora,
• nie będzie możliwa rzetelna wycena.

Każdy brakujący dokument to dodatkowe dni opóźnienia.

7️⃣ Warunki dostawy – Incoterms 2020

Incoterms to międzynarodowe reguły handlowe określające, która strona ponosi koszty i odpowiedzialność za poszczególne etapy transportu.

W zapytaniu warto wskazać, na jakich warunkach handlowych kupowany jest towar, np.:

• EXW
• FOB
• CIF

Jeśli nie wiesz, co oznaczają te skróty, zajrzyj do artykułu:
Warunki dostawy INCOTERMS – wybór najlepszej opcji w imporcie

Dlaczego to ważne przy wycenie?

Od warunków handlowych zależy, czy spedytor ma policzyć:

• tylko fracht morski,
• czy również odbiór towaru u dostawcy,
• odprawę eksportową w kraju nadania,
• koszty lokalne w porcie załadunku.

Przykład:
Jeśli towar kupowany jest na warunkach EXW (Ex Works), konieczne będzie podanie pełnego adresu odbioru z kodem pocztowym oraz danymi kontaktowymi.

Im dokładniej określone są warunki współpracy, tym szybciej można przygotować rzetelną i porównywalną ofertę.

Dlaczego kompletne zapytanie przyspiesza wycenę?

Brak podstawowych danych oznacza:

• dodatkową wymianę maili,
• opóźnienie oferty o 1–2 dni,
• ryzyko błędnej kalkulacji,
• brak możliwości porównania różnych wariantów transportu (morski / lotniczy / kolejowy z Chin) pod kątem czasu i kosztów.

Im więcej konkretów w pierwszej wiadomości, tym szybciej otrzymasz:

• realną stawkę,
• propozycję optymalnej trasy,
• informację o możliwych ryzykach.

Import – zapytanie o wycenę (schemat maila do skopiowania)

1. Relacja transportowa
   • Miejsce odbioru (miasto, kod pocztowy, kraj)
   • Miejsce dostawy (miasto, kod pocztowy, kraj)
2. Warunki handlowe (Incoterms 2020)
   • EXW / FOB / CIF / inne
   • Pełny adres odbioru (jeśli EXW)
3. Informacje o towarze
   • Dokładny opis towaru
   • Kod HS (jeśli znany)
   • Czy towar jest niebezpieczny (IMO): tak / nie
   • Jeśli IMO – karta charakterystyki (SDS) w załączeniu
4. Parametry ładunku

• Liczba opakowań (kartony / palety / skrzynie / luzem)
  • Wymiary każdej jednostki (dł. × szer. × wys.)
  • Waga brutto każdej jednostki
  • Łączna waga brutto
• Łączna objętość (CBM), jeśli znana

5. Rodzaj transportu (jeśli preferowany)
   • morski LCL (drobnicowy)
   • morski FCL (pełny kontener) – jaki typ kontenera? 20’DV / 40’DV / 40’HC / reefer / inny

• transport lotniczy
• transport kolejowy
• Brak decyzji – proszę o rekomendację

6. Dodatkowe informacje
   • Czy towar można piętrować (sztauować) – jeśli LCL
   • Planowany termin gotowości towaru

Chcesz otrzymać szybką i precyzyjną wycenę?

Wyślij komplet danych już w pierwszym mailu – a jeśli nie masz wszystkich informacji, napisz do nas.

📧 sales@seacargoo.com

💻 formularz kontaktowy

📞 +48 58 304 43 39

Pomożemy ustalić:

• jaki kontener wybrać,
• czy lepszy będzie LCL czy FCL,
• jakie dokumenty będą potrzebne,
• czy towar wymaga dodatkowych formalności.

Dobrze przygotowane zapytanie to nie formalność.
To pierwszy krok do sprawnego i bezpiecznego importu.

A z nami ten proces staje się prosty. 🙂⚓