Pierwszy import? Sprawdź, jak się do niego przygotować.
Import towarów to dla wielu polskich firm ogromna szansa na rozwój – pozwala obniżyć koszty, poszerzyć ofertę i zdobyć przewagę konkurencyjną. Jednocześnie dla początkujących importerów pierwsze kroki bywają wyzwaniem: trzeba zmierzyć się z dokumentami, stawkami celnymi, transportem i formalnościami przy odprawie.
By nie zgubić się w gąszczu dokumentów i formalności, stworzyliśmy poradnik – praktyczną „ściągę”, do której możesz wracać na każdym etapie importu. Zebraliśmy w nim najważniejsze informacje, które najczęściej budzą pytania u początkujących importerów.
Nasz cel? Pokazać Ci proces importu w prosty i uporządkowany sposób – od przygotowania, przez zakup i transport, aż po odprawę celną i dostawę do magazynu. Dzięki temu będziesz wiedzieć, jak uniknąć podstawowych błędów, na co zwrócić uwagę i jakich formalności dopilnować.
A jeśli w którymś momencie uznasz, że wolisz powierzyć sprawy specjalistom – jesteśmy tu, żeby Ci pomóc. Z nami import to nie tylko teoria, ale i praktyczne wsparcie na każdym etapie.
1️⃣ Przygotowanie importu – fundament udanego procesu
Zanim zamówisz pierwszą przesyłkę, musisz zadbać o kilka podstawowych kwestii. Dobre przygotowanie pozwoli Ci uniknąć stresu, opóźnień i niepotrzebnych kosztów.
Sprawdź rynek i dostawcę
Nie kupuj w ciemno. Zweryfikuj producenta, sprawdź jego stronę internetową, poproś o certyfikaty jakości i próbki towaru. Warto też sprawdzić opinie w branży albo skorzystać z weryfikacji oferowanej przez spedytora lub firmę kontrolną.
Umowa handlowa – Twoje zabezpieczenie
Wielu początkujących importerów opiera się tylko na fakturze i korespondencji mailowej. Tymczasem nawet prosta umowa handlowa pozwala uniknąć problemów.
Powinna zawierać m.in.:
- dane stron,
- dokładny opis towaru,
- warunki dostawy (np. wg Incoterms),
- terminy i formę płatności,
- procedurę reklamacji.
Dzięki temu masz podstawę do egzekwowania ustaleń, jeśli coś pójdzie nie tak.
Numer EORI – formalność, o której trzeba pamiętać
Każdy importer w Unii Europejskiej musi posiadać numer EORI (Economic Operators Registration and Identification). To unijny numer identyfikacyjny potrzebny do odprawy celnej. Wyrabia się go tylko raz, jeszcze przed pierwszym importem – bez niego urząd celny nie przyjmie zgłoszenia.
Dokumenty podstawowe
Do każdej przesyłki potrzebne są:
- faktura handlowa (Commercial Invoice),
- lista pakowa (Packing List),
- konosament morski (Bill of Lading) lub list przewozowy lotniczy (Air Waybill).
Na ich podstawie agencja celna przygotuje zgłoszenie celne.
Dodatkowe dokumenty
W zależności od rodzaju towaru mogą być wymagane dodatkowe certyfikaty, np.:
- certyfikat CE (dla elektroniki, maszyn, wyrobów przemysłowych),
- świadectwo zdrowia (dla żywności i produktów pochodzenia zwierzęcego),
- certyfikaty fitosanitarne (dla roślin i drewna).
Warto upewnić się jeszcze przed zakupem, jakie dokumenty są niezbędne – brak jednego z nich może zablokować odprawę.
Zaplanuj czas
Od zamówienia do dostawy do magazynu może minąć nawet kilka miesięcy. Sam transport morski z Azji do Polski trwa około 5–6 tygodni, a jeśli doliczymy produkcję i odprawy, cały proces może wydłużyć się do 3 miesięcy. Dlatego nie zostawiaj importu na ostatnią chwilę, szczególnie gdy towar ma trafić do sprzedaży sezonowej lub akcji promocyjnej.
2️⃣ Zakup i transport – serce całej operacji
Kiedy masz już sprawdzonego dostawcę i wiesz, jakie dokumenty będą potrzebne, czas przejść do zakupu towaru i organizacji transportu. Na tym etapie kluczowe są jasne ustalenia handlowe i wybór odpowiedniego środka transportu.
Warunki handlowe i płatności
Jednym z najważniejszych elementów jest ustalenie Incoterms, czyli warunków dostawy określających, kto odpowiada za transport, koszty i ryzyko w poszczególnych etapach. Dla początkujących importerów najpopularniejsze są np. FOB (odpowiada dostawca do portu załadunku) czy CIF (dostawca organizuje transport do portu docelowego).
Więcej o Incoterms znajdziesz tutaj:
Równie ważne są ustalenia dotyczące płatności (zaliczki, przedpłaty, akredytywa). Warto je spisać – czy to w umowie handlowej, jeśli ją zawierasz, czy w formie pisemnych ustaleń z dostawcą. Jasne określenie terminu i sposobu zapłaty pozwoli uniknąć nieporozumień.
Rodzaj transportu
Wybór środka transportu zależy od tego, co importujesz, w jakiej ilości i jak szybko potrzebujesz towaru.
- Transport morski – najczęściej wybierany przy imporcie z Dalekiego Wschodu. Możesz wybrać:
- FCL (Full Container Load) – cały kontener dla Twojego towaru,
- LCL (Less than Container Load) – współdzielenie kontenera z innymi importerami.
Porównanie znajdziesz tutaj:
FCL vs LCL – jaką opcję transportu morskiego wybrać?
- Transport lotniczy – szybszy, ale droższy. Sprawdza się przy towarach o wysokiej wartości i małej objętości.
- Transport kolejowy – alternatywa dostępna głównie w imporcie z Chin (krótszy czas niż morski, niższy koszt niż lotniczy).
Rola spedytora
Na tym etapie ogromną pomocą jest współpraca ze spedytorem. To on:
- rezerwuje miejsce na statku, samolocie lub pociągu,
- kontaktuje się z dostawcą,
- koordynuje terminy załadunku i transportu,
- pilnuje dokumentacji przewozowej.
Dzięki temu unikasz chaosu i ryzyka błędów. Więcej o tym, dlaczego to ważne, przeczytasz tutaj:
Samodzielny import vs spedycja – wybierz mądrze
Formalności dokumentacyjne przed ostatnim krokiem
Choć spedytor zajmuje się większością formalności, przed odprawą celną trzeba dopilnować, aby wszystkie dokumenty były w komplecie:
- Dokumenty firmowe – przygotowanie tych dokumentów leży po stronie importera. Chodzi o wyciąg z KRS/CEIDG, NIP, REGON oraz oryginał upoważnienia dla agencji celnej.
- Dokumenty handlowe – wystawia je dostawca (np. faktura handlowa, lista pakowa, certyfikaty), a importer musi je od niego uzyskać i przekazać do spedytora.
- Dokument przewozowy (konosament/AWB) – przygotowuje armator lub przewoźnik, a spedytor dba o to, by trafił do importera i został wykorzystany przy odprawie.
Dzięki tym dokumentom agencja celna w Polsce może bez problemu przeprowadzić odprawę.
3️⃣ Odprawa i dostawa – finał procesu
Kiedy Twój towar dociera do portu w Polsce (najczęściej w Gdyni lub Gdańsku), nie trafia od razu do magazynu. Najpierw musi przejść odprawę celną – to formalny proces, w którym urząd celny sprawdza dokumenty i wylicza należności. Dla wielu początkujących importerów brzmi to skomplikowanie, ale spokojnie – to my wraz z agencją celną możemy zająć się całą procedurą od A do Z.
Odprawa celna – co dzieje się w praktyce?
Aby zgłosić towar do systemu celnego, potrzebne są wspomniane wcześniej dokumenty: faktura, lista pakowa, konosament i ewentualne certyfikaty. Kluczowy jest też kod HS (HS Code/TARIC), który określa, jaka stawka cła obowiązuje dla Twojego towaru.
Nie musisz tego znać na pamięć – jeśli kod nie został podany przez dostawcę, pomożemy go ustalić.
Koszty dodatkowe – o czym warto wiedzieć
Na tym etapie pojawiają się należności, które trzeba rozliczyć:
- cło – zależne od kodu HS,
- VAT – zazwyczaj 23%, chyba że dany produkt ma stawkę obniżoną,
- opłaty portowe i manipulacyjne,
- ewentualne koszty magazynowania, jeśli towar musi chwilę poczekać w porcie,
- w przypadku niektórych towarów (np. alkoholu, wyrobów tytoniowych, paliw) także akcyza
Importer musi być ich świadomy, ale nie musi sam wszystkiego obliczać – przygotujemy zestawienie należności i poinformujemy Cię, jakie kwoty i gdzie należy opłacić.
Szczegółowo opisujemy to w artykule: Koszt importu – szacowanie.
Dostawa końcowa
Kiedy towar zostaje zwolniony spod dozoru celnego, organizujemy jego dalszy transport:
- jeśli masz cały kontener (FCL) – może on pojechać prosto do Twojego magazynu,
- jeśli korzystasz z transportu drobnicowego (LCL) – Twój towar trafia najpierw do magazynu konsolidacyjnego, a następnie jest wysyłany do miejsca docelowego.
Najczęściej to my zajmujemy się całą logistyką aż do Twojego magazynu, żebyś nie musiał martwić się organizacją transportu wewnętrznego. Ale jeśli wolisz odebrać towar samodzielnie z portu lub magazynu – oczywiście jest taka możliwość.
Najczęstsze błędy początkujących importerów
Pierwszy import to zawsze duża dawka emocji i nauki. Niestety, wielu nowych importerów powtarza podobne błędy – a każdy z nich może oznaczać opóźnienia, dodatkowe koszty albo problemy z odprawą.
1. Zbyt późne złożenie zamówienia
Transport morski z Azji trwa zwykle 5–6 tygodni, a jeśli doliczymy produkcję i odprawy, cały proces może zająć 3 miesiące. Początkujący importerzy często zostawiają zamówienie „na ostatnią chwilę” – i towar nie dociera na czas np. na sezon sprzedażowy.
2. Niedoszacowanie kosztów
Koszt importu to nie tylko cena towaru i frachtu. Dochodzą cło, VAT, opłaty portowe i manipulacyjne. Brak ich uwzględnienia sprawia, że ostateczna cena produktu jest wyższa, niż zakładano. Dlatego zawsze warto robić pełną kalkulację jeszcze przed zamówieniem.
3. Brak sprawdzenia wymogów certyfikacyjnych
Importer zamawia towar, a dopiero w porcie dowiaduje się, że potrzebny jest certyfikat CE albo świadectwo zdrowia. Brak odpowiednich dokumentów może oznaczać zatrzymanie ładunku przez urząd celny.
4. Niejasne ustalenie warunków Incoterms
Częsty błąd to zgoda na warunki narzucone przez dostawcę, np. CIF. W efekcie importer płaci ukryte koszty w porcie docelowym. Jasne ustalenie Incoterms chroni przed nieporozumieniami i nieplanowanymi wydatkami.
5. Zbyt szybka decyzja bez próbek i testów
Kusząca cena od nowego dostawcy to za mało, by podjąć decyzję. Brak testów jakości czy próbek towaru może skończyć się importem produktu, który nie spełnia oczekiwań klientów.
💡 Dobra wiadomość jest taka, że większości z tych błędów można łatwo uniknąć, jeśli od początku działa się według planu i korzysta ze wsparcia spedytora. Dzięki temu importer może skupić się na biznesie, a nie na gaszeniu pożarów.
Mini checklista – przygotowanie do importu w pigułce
Aby ułatwić Ci przygotowania, zebraliśmy najważniejsze kroki w formie krótkiej checklisty.
- Sprawdzenie rynku i popytu – upewnienie się, że towar znajdzie odbiorców w Polsce.
- Weryfikacja dostawcy – uzyskanie certyfikatów, referencji, próbek.
- Przygotowanie budżetu – uwzględnienie ceny towaru, frachtu, cła, VAT oraz opłat portowych i manipulacyjnych.
- Podpisanie umowy handlowej – określenie warunków dostawy, płatności i reklamacji.
- Uzyskanie numeru EORI – formalność konieczna przed pierwszą odprawą celną.
- Przygotowanie dokumentów firmowych – wyciąg z KRS/CEIDG, NIP, REGON oraz upoważnienie dla agencji celnej.
- Zebranie dokumentów handlowych – przygotowywanych przez dostawcę (faktura handlowa, lista pakowa, certyfikaty).
- Dokument przewozowy (konosament/AWB) – wystawiany przez armatora lub przewoźnika, przekazywany do importera i wykorzystywany przy odprawie.
- Sprawdzenie dodatkowych certyfikatów – CE, świadectwa zdrowia, fitosanitarne (jeśli wymagane).
- Ustalenie Incoterms i warunków płatności – wybór modelu chroniącego interesy importera (z doradztwem spedytora).
- Wybór rodzaju transportu – morski (FCL/LCL), lotniczy lub kolejowy z Chin.
- Przeprowadzenie odprawy celnej – zgłoszenie towaru i rozliczenie należności celno-podatkowych.
- Organizacja dostawy końcowej – transport do magazynu lub odbiór własny z portu/magazynu.
Zanim skończymy…
Import na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowany – wymaga zaplanowania budżetu, przygotowania dokumentów, dopilnowania certyfikatów, organizacji transportu i odprawy celnej. W praktyce jednak, dobrze poukładany proces pozwala przejść przez wszystkie etapy sprawnie i bez zbędnego stresu.
Dla początkujących importerów kluczowe jest to, by nie zostawać z tym wszystkim samemu. Współpraca ze spedytorem sprawia, że najtrudniejsze elementy – transport międzynarodowy, kontakt z dostawcą, dokumentacja przewozowa, odprawa celna i dostawa końcowa – są pod pełną kontrolą specjalistów. Ty jako importer skupiasz się na tym, co najważniejsze – wyborze dostawcy, budżecie i decyzjach biznesowych, a my zajmujemy się resztą.
Co jest potrzebne do przygotowania oferty?
Jeśli planujesz import i chcesz uzyskać dokładną wycenę, wystarczy, że podasz nam kilka kluczowych danych:
- rodzaj i opis towaru,
- waga, wymiary i sposób pakowania (np. palety, kartony, skrzynie),
- port załadunku,
- port docelowy w Polsce (Gdynia lub Gdańsk),
- informacja o ewentualnych przeładunkach i dostawie na adres końcowy,
- miejsce docelowe dostawy (adres magazynu lub innego miejsca w Polsce).
Im więcej szczegółów podasz, tym dokładniej możemy dopasować ofertę do Twoich potrzeb.
I pamiętaj – nie musisz znać wszystkich procedur i przepisów – wystarczy, że płyniesz z nami. 🙂⚓🚢
